Digitalisierung iterativ denken: Der PDCA-Zyklus für KMUs erklärt

Die digitale Transformation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs), die oft mit begrenzten Ressourcen große Herausforderungen bewältigen müssen ist dies attraktiv. Doch wie kann Digitalisierung nachhaltig und benutzerorientiert gelingen? Ein bewährter Ansatz ist das iterative Vorgehen. Das schrittweise Entwickeln, Testen und Verbessern digitaler Lösungen wird in diesem Beitrag beispielhaft am PDCA-Zyklus gezeigen, wie er KMUs helfen kann, Digitalisierung erfolgreich zu gestalten.

Was bedeutet „iterativ“?

Iterativ heißt: in kleinen Schritten vorgehen, Erfahrungen sammeln, daraus lernen, und dann gezielt anpassen. Gerade im UX-Bereich (User Experience) zeigt sich, wie wichtig es ist, mit echten Nutzenden zu testen, Feedback einzuholen und Lösungen weiterzuentwickeln. Iteration bedeutet also, Fehler nicht zu vermeiden, sondern sie früh zu entdecken und daraus zu lernen.

Der PDCA-Zyklus: Plan – Do – Check – Act
Der PDCA-Zyklus (auch Deming-Kreis genannt) ist ein klassisches Modell aus dem Qualitätsmanagement, das sich hervorragend auf Digitalisierungsprozesse übertragen lässt. Er besteht aus vier Phasen:

1. Plan (Planen): In dieser Phase wird ein Ziel definiert, eine Hypothese aufgestellt und eine Maßnahme geplant. Für KMUs kann das bedeuten: Welche digitale Lösung brauchen wir? Was wollen wir verbessern (bsp. die Barrierefreiheit unserer Website oder die Effizienz unserer internen Kommunikation)?
2. Do (Umsetzen): Nun wird die geplante Maßnahme im kleinen Maßstab (bsp. ein erster Prototyp einer App oder ein neuer digitaler Prozess in einer Abteilung).
3. Check (Überprüfen): Die Ergebnisse der Umsetzung werden gemessen und bewertet. Funktioniert die Lösung? Kommen unsere Nutzer:innen damit zurecht? Gibt es unerwartete Probleme?
4. Act (Anpassen): Basierend auf den Erkenntnissen werden die Maßnahmen angepasst, weiterentwickelt oder in größerem Maßstab ausgerollt. Dann beginnt der Zyklus von vorne.

Warum ist PDCA besonders für KMUs geeignet?

• Niedrigschwellig: Der Zyklus ist leicht verständlich und lässt sich ohne umfangreiche Schulungen anwenden.
• Fehlerfreundlich: Risiken werden reduziert, da nicht gleich „alles auf einmal“ verändert wird.
• Lernorientiert: Der Zyklus fördert eine Kultur des Lernens und Ausprobierens, auch zentral für lebenslanges Lernen.
• UX-fokussiert: Nutzerbedürfnisse können durch regelmäßiges Feedback besser berücksichtigt werden.

Und was gibt es noch? Alternative iterative Methoden
PDCA ist ein Einstieg, aber es gibt jedoch weitere iterative Ansätze, die je nach Kontext besser passen können, oder sich damit kombinieren lassen:

• Design Thinking: Besonders geeignet für kreative Problemlösungen mit starker Nutzerzentrierung.
• Agile Methoden (z.B. Scrum, Kanban): Bewährt in der Softwareentwicklung, aber auch für andere digitale Projekte anwendbar.
• Lean UX: Fokussiert auf schnelles Prototyping und kontinuierliches Nutzerfeedback, ideal für ressourcenbewusste Teams.

Fazit:
Digitalisierung braucht kein Großprojekt mit ungewissem Ausgang. Wer iterativ denkt, wie mit dem PDCA-Zyklus, kann schneller lernen, besser auf Nutzerbedürfnisse eingehen und nachhaltiger digitalisieren. Gerade für KMUs ist das ein pragmatischer und zukunftsfähiger Weg in die digitale Welt.

Tipps zum Mitnehmen:
Fangen Sie klein an: Mit einem konkreten Problem, einer ersten Idee und einem einfachen Plan. Der Rest ergibt sich Schritt für Schritt.