UIG-Tagung 2026 | Dr. Silvia Schacht/German Paul (Stadt Mannheim): "Nutzerorientierte Digitalisierung und KI in der Kommunalen Dokumentenverwaltung"

Die Digitalisierung ist eine zentrale Voraussetzung für eine leistungsfähige kommunale Verwaltung. Sie kann Verwaltungsleistungen effizienter, transparenter und zugänglicher machen. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass viele Digitalisierungsprojekte an strukturellen Grenzen scheitern. Häufig werden bestehende Prozesse lediglich digital abgebildet, ohne sie grundlegend zu optimieren. Medienbrüche, Papierakten und manuelle Nacharbeiten bleiben bestehen. Zusätzlich erschweren heterogene IT-Landschaften, föderale Zuständigkeiten, Fachkräftemangel und begrenzte Haushaltsmittel eine durchgängige Digitalisierung. 

Mit dem Aufkommen generativer künstlicher Intelligenz (KI) wächst die Hoffnung, diese Defizite zu überwinden. KI gilt als Schlüsseltechnologie zur Automatisierung von Routinetätigkeiten, zur Entlastung von Mitarbeitenden und zur Verbesserung der Nutzerorientierung digitaler Verwaltungsleistungen. Gleichzeitig ist ihre Einführung deutlich komplexer, als es der öffentliche Diskurs vermuten lässt. Kommunen müssen umfangreiche rechtliche Anforderungen erfüllen, insbesondere aus der EU KI-Verordnung und der DSGVO. Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Datenschutz und IT-Sicherheit erhöhen den Implementierungsaufwand erheblich. Zudem sind viele potenziell relevante Unterlagen weiterhin nur analog oder nicht maschinenlesbar vorhanden, was den sinnvollen KI-Einsatz stark einschränkt.

Vor diesem Hintergrund hat die Stadt Mannheim in einem Proof-of-Concept (PoC) den praktischen Einsatz von KI zur Erschließung historischer Lagerbücher erprobt. Ziel war es, handschriftliche Grundstücksnummern automatisiert zu erkennen und die Recherche für Sachbearbeitende zu erleichtern. Klassische OCR-Verfahren sowie große Sprachmodelle erwiesen sich aufgrund der variierenden Handschriften und der komplexen Seitenstruktur als ungeeignet. Die besten Ergebnisse wurden mit Computer-Vision-Modellen zur Objekterkennung erreicht, die gezielt Zahlenfolgen identifizieren konnten. Insgesamt wurden rund 50.000 Seiten verarbeitet, wobei die Erkennungsraten stark variierten und für eine Vollautomatisierung nicht ausreichten. 

Um dennoch produktive Ergebnisse zu erzielen, wurde ein Human-in-the-Loop-Ansatz implementiert, bei dem Mitarbeitende die KI-Ergebnisse prüfen und korrigieren können. Das PoC zeigt, dass KI in Kommunen wertvolle Unterstützung leisten kann, ihr Einsatz jedoch klare Aufgabenabgrenzungen, geeignete technische Verfahren, menschliche Kontrolle und realistische Erwartungen benötigen. Gleichzeitig liefert das Projekt wichtige Erkenntnisse für komplexere Anwendungsfälle und unterstreicht den hohen Stellenwert praxisnaher Erprobungen im kommunalen Kontext.

Dr. Silvia Schacht
Referentin Strategie Digitalisierung und KI

Dr. Silvia Schacht studierte und promovierte an der Universität Mannheim Wirtschaftsinformatik. Nach ihrem Abschluss 2015 war sie als Postdoktorandin am KIT tätig. Danach übernahm sie bis 2019 die Projektleitung für Digitalisierung bei der Rhein-Neckar-Verkehr GmbH (rnv) in Mannheim mit dem Schwerpunkt auf dem Aufbau einer Datendrehscheibe für Fahrgastinformationen sowie der Umsetzung zentraler Digitalisierungsprojekte. In der Folge leitete sie bis 2023 die Abteilung „Digitale Innovationen“ bei der rnv und baute eine unternehmenseigene Entwicklungseinheit auf. Ergänzend war sie als IT-Systemarchitektin für die strategische Weiterentwicklung der Systemlandschaft der rnv verantwortlich. Bis 2025 arbeitete sie als Geschäftsfeldentwicklerin in einem Softwareunternehmen mit Fokus auf KI-gestützte Anwendungen, bevor sie die Projektleitung für die kommunale Digitalisierungsstrategie bei der Stadt Mannheim übernahm und heute als Referentin die strategische Ausrichtung von Digitalisierung und KI bei der Stadt Mannheim berät.

German Paul
Projektleitung KI & Datenmanagement

German Paul hat Wirtschaftsinformatik Data Science an der DHBW Mannheim studiert und macht derzeit seinen Master in Data Science an der Fernuni Hagen. Weiterhin ist er Projektleiter für KI & Digitalisierung bei der Stadt Mannheim. Im Rahmen seiner Tätigkeiten ist er federführend für die technische Konzeption und die Umsetzung von KI-Projekten bei der Stadt Mannheim zuständig.

Mannheim ist mit rund 320.000 Einwohnern und als Universitäts- und Industriestadt in Baden-Württemberg ein wesentlicher Teil der wirtschaftsstarken Metropolregion Rhein-Neckar. Bekannt für ihr schachbrettartiges Straßensystem verbindet Mannheim kulturelle Vielfalt, wirtschaftliche Stärke und hohe Lebensqualität. Damit diese Qualitäten nicht nur erhalten, sondern gezielt weiterentwickelt werden, versteht sich die Stadtverwaltung Mannheim als aktive Gestalterin der Stadt. Mit rund 9.000 Mitarbeitenden in über 260 vielfältigen Berufsfeldern trägt sie die Verantwortung dafür, verlässliche Rahmenbedingungen für kulturelle Entfaltung, wirtschaftliches Wachstum und gesellschaftlichen Zusammenhalt zu schaffen. Durch nachhaltige Stadtentwicklung, innovative Verwaltungsansätze und bürgernahe Dienstleistungen stärkt sie die Vielfalt und Zukunftsfähigkeit Mannheims und sichert die Lebensqualität für heutige und kommende Generationen. 

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