KI menschzentriert in bestehende Anwendungen integrieren, von Nutzungskontexten zu Gestaltungsideen Mittelstand-Digital Zentrum Fokus Mensch

Das Praxisprojekt mit easySoft startete mit der Idee, einen bestehenden Chatbot weiterzuentwickeln. Im Verlauf zeigte sich jedoch, dass die eigentliche Fragestellung breiter war: Statt einzelne Funktionen des Chatbots zu betrachten, rückte die Frage in den Mittelpunkt, wie Künstliche Intelligenz sinnvoll in eine bestehende Anwendung integriert werden kann. Leitend war dabei der menschzentrierte Gestaltungsprozess, der von den Nutzungskontexten und Anforderungen der Nutzenden ausging. Darauf aufbauend wurden mögliche Interaktionen mit KI strukturiert, Gestaltungsideen entwickelt und Ansätze für die weitere Erprobung vorbereitet.

Über easySoft. GmbH

Die easySoft. GmbH entwickelt Bildungsmanagement Software, die Menschen über ihren gesamten Bildungsweg begleitet. Das beginnt in der Ausbildung: Alle Prozesse laufen hier zentral zusammen – von der Verwaltung der Auszubildenden über die Einsatz- und Terminplanung bis zur Dokumentation, Kommunikation und Auswertung. Für Fort- und Weiterbildungen bildet das Seminarmanagement jeden Schritt von der Planung bis zur Abrechnung ab. Die Personalentwicklung schließt den Bogen, indem sie Qualifikationen verwaltet und Entwicklungsbedarfe sichtbar macht. Die Lösungen von easySoft kommen im Gesundheitswesen, bei Feuerwehr und Rettungsdienst sowie in Städten und Kommunen zum Einsatz. Der Anspruch dahinter: Bildungsmanagement einfach für Menschen.

Zielstellung

Zu Beginn des Praxisprojekts stand die Idee im Raum, einen KI-basierten Chatbot weiterzuentwickeln. Im Laufe der Zusammenarbeit wurde jedoch deutlich, dass die Fragestellung über die Gestaltung eines einzelnen Chatbots hinausging. Spannend war vielmehr, wie KI an unterschiedlichen Stellen in bestehende Anwendungen eingebunden werden kann und welche Form der Unterstützung dort tatsächlich von Nutzen ist.

Dabei zeigte sich ein Spannungsfeld, das für viele KI-Projekte typisch ist: Technische Möglichkeiten liegen schnell auf der Hand. Denkbar sind etwa Funktionen rund um Wissenszugriff, Mehrsprachigkeit oder automatisierte Planungsunterstützung. Für die Gestaltung war es jedoch wichtig, diese Möglichkeiten immer wieder mit den tatsächlichen Nutzungssituationen abzugleichen. Der Fokus des Praxisprojekts lag deshalb darauf, zu verstehen, wie die Anwendung genutzt wird, welche Aufgaben die unterschiedlichen Nutzergruppen haben und an welchen Stellen Unterstützung einen echten Mehrwert schaffen kann. Anschließend wurden mögliche KI-Funktionen und Gestaltungslösungen betrachtet.

Vorgehen und Methoden

Im ersten Schritt standen Grundlagen der menschzentrierten Gestaltung und die Analyse des Nutzungskontexts im Mittelpunkt. Ziel war es, die Perspektive der Nutzenden systematisch in die weitere Entwicklung einzubeziehen. Dafür wurden relevante Zielgruppen betrachtet, Interviews vorbereitet und durchgeführt. Die Nutzungskontextanalyse diente dazu, Aufgaben, Ziele, Erfahrungen und Rahmenbedingungen der Nutzung besser zu verstehen. Damit sollte eine Grundlage geschaffen werden, auf der spätere Gestaltungsentscheidungen nicht nur aus Annahmen heraus getroffen werden.

Auf diesen Erkenntnissen baute der nächste Schritt auf. Mithilfe eines KI-Service-Blueprints wurden Nutzungssituationen genauer betrachtet und die Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI strukturiert. Der KI-Service-Blueprint verbindet dabei die User Journey mit sichtbaren Interaktionen, Prozessen im Hintergrund und KI-spezifischen Elementen. Im Projekt lag der Fokus zunächst darauf, die Anforderungen und Bedürfnisse der Nutzenden möglichst klar herauszuarbeiten. Gerade bei KI-Anwendungen liegt es nahe, früh in technischen Lösungen und Funktionen zu denken. Entscheidend ist jedoch, welche Unterstützung in einer konkreten Nutzungssituation tatsächlich hilfreich wäre und welchen Mehrwert sie für die Nutzenden schafft. Erst auf dieser Grundlage kann anschließend betrachtet werden, wie sich eine passende Lösung technisch umsetzen lässt.

Im weiteren Verlauf wurden priorisierte Prozessschritte aufgegriffen und konkrete Gestaltungsideen entwickelt. Dafür kam ein Brainwriting Pool als Methode zum Einsatz. Die Beteiligten entwickelten im ersten Schritt unabhängig voneinander Ideen, bauten anschließend auf den Vorschlägen der anderen auf und diskutierten die Ansätze danach gemeinsam. Die entstandenen Ideen wurden anschließend bewertet, priorisiert und teilweise weiter ausgearbeitet.

Ergebnis und nächste Schritte

Ein wichtiger Aspekt des Praxisprojekts war es, die Perspektive der Nutzenden auch dann im Blick zu behalten, wenn bereits konkrete technische Möglichkeiten diskutiert wurden. Gerade bei KI-Anwendungen entstehen schnell Ideen für neue Funktionen. Im Projekt wurde deshalb immer wieder geprüft, wie solche Ansätze zu den tatsächlichen Aufgaben, Nutzungssituationen und Anforderungen der Nutzenden passen. So blieb der konkrete Mehrwert für die Nutzenden ein fester Bestandteil der Gestaltung.

Die menschzentrierte Perspektive kann dabei helfen, einen Lösungsraum zu öffnen, bevor technische Machbarkeit und weitere Rahmenbedingungen die Auswahl konkreter Ansätze eingrenzen. Gerade bei innovativen Anwendungen kann es sinnvoll sein, Gestaltungsideen unabhängig von bestehenden technischen Grenzen zu entwickeln, weiterzudenken und in kleinem Rahmen zu erproben, auch wenn ihre technische Umsetzung noch nicht vollständig geklärt ist. So lässt sich früh herausfinden, welche Ansätze für die Nutzenden besonders wertvoll sind und an welchen Stellen sich eine weitere technische Entwicklung lohnt.

Auf dieser Grundlage können Nutzerbedürfnisse, technische Möglichkeiten und der Nutzen für das Produkt schrittweise zusammengeführt werden. Auf Basis der erarbeiteten Anforderungen und Gestaltungsideen wurden im Anschluss weitere Schritte für Prototyping und Nutzertests vorbereitet. Die entwickelten Ansätze können nun erprobt und weiterentwickelt werden. Die Ergebnisse der Tests sollen anschließend reflektiert und genutzt werden, um weitere Erkenntnisse für die Gestaltung abzuleiten.