UIG-Tagung 2026: Wie nutzerfreundliche Digitalisierung in der Verwaltung gelingen kann

Am 24. und 25. September 2026 fand die UIG-Tagung in Karlsruhe statt. Unter dem Motto „Nutzerfreundlich digital – für ein besseres Leben!“ ging es in diesem Jahr vor allem um nutzerfreundliche digitale Services in Städten und Kommunen. Im Fokus stand dabei eine Frage, die uns alle betrifft: Wie gelingt Digitalisierung so, dass sie den Alltag der Menschen tatsächlich einfacher macht?

Das Programm brachte unterschiedliche Perspektiven aus Kommunen, Bund, Forschung, Wirtschaft und UX-Praxis zusammen. Dabei wurde schnell deutlich: Es gibt bereits viele gute Beispiele für nutzerfreundliche Verwaltungsdigitalisierung. Gleichzeitig bleibt noch einiges zu tun.

Verwaltungsdigitalisierung aus Sicht der Menschen

Den Auftakt machte Dieter van Acken von Tobit Laboratories mit einem Blick nach Ahaus. Die Digitalstadt zeigte, was möglich ist, wenn unterschiedliche Angebote in einer zentralen digitalen Umgebung zusammenkommen. Von der Information über die Anmeldung und den Check-in vor Ort bis zur Bezahlung können Services miteinander verbunden werden.

Wie nah digitale Verwaltungsservices am Alltag der Menschen sein müssen, zeigten Charlotte Vorbeck und Sonja Wilczek vom DigitalService des Bundes. Standards, digitaltaugliche Gesetze und zentrale Services schaffen wichtige Voraussetzungen. Für die Bürger zählt am Ende jedoch, ob sie eine Leistung finden, verstehen und einfach nutzen können.

Auch die Beispiele aus Augsburg, Wiesbaden und Mannheim zeigten unterschiedliche Seiten der Verwaltungsdigitalisierung. Es ging um Stadtportale und digitale Bürgerdienste, um den Weg zwischen Anspruch und tatsächlicher Umsetzung und um die Frage, wie bestehende Prozesse mit neuen Technologien verbessert werden können. In Mannheim wurde beispielsweise gezeigt, wie KI bei der Erschließung historischer Dokumente unterstützen und aufwendige Arbeitsschritte beschleunigen kann.

Dabei wurde immer wieder deutlich, dass gute digitale Services zwei Perspektiven brauchen: die der Bürger, die sie nutzen, und die der Menschen in der Verwaltung, die sie umsetzen. UX-Methoden können auch innerhalb der Verwaltung helfen, Anforderungen, Arbeitsrealitäten und Bedenken besser zu verstehen und neue Lösungen gemeinsam zu entwickeln.

Manchmal zeigt bereits die Sprache, wie weit Verwaltungs- und Nutzungsperspektive auseinanderliegen können. Begriffe wie „Nachnutzung“, „Fachverfahren“ oder „Rückkanal“ gehören zum Verwaltungsalltag, für viele Bürger sind sie kaum verständlich. Nutzerorientierung beginnt deshalb schon bei der Frage, aus welcher Perspektive Prozesse und Services gedacht werden.

Nutzerfreundlichkeit heißt auch: weniger Belastung

Einen weiteren Blick auf die Wirkung digitaler Services brachten Lisa Reimer und Jessica Schiller von UID mit Calm UX ein. Denn ein digitaler Service kann technisch funktionieren und trotzdem anstrengend sein. Effizienz allein reicht nicht aus. Entscheidend ist auch, wie viel Aufmerksamkeit und mentale Energie eine Anwendung von ihren Nutzer verlangt.

Gerade Verwaltungsleistungen werden häufig in Situationen genutzt, in denen Menschen ohnehin unter Zeitdruck stehen, unsicher sind oder sich mit einem Thema nur selten beschäftigen. Gute Gestaltung kann hier Orientierung schaffen, Zustände verständlich machen und Menschen bei ihren Entscheidungen unterstützen.

Auch die Frage, wie sich Nutzerfreundlichkeit systematisch bewerten lässt, spielte auf der Tagung eine Rolle. UX-Kennzahlen können dabei helfen, die Qualität digitaler Bürgerdienste messbar zu machen und Entwicklungen über die Zeit zu verfolgen. Entscheidend bleibt jedoch, die Perspektive der Menschen konsequent einzubeziehen.

KI, gute Beispiele und voneinander lernen

Künstliche Intelligenz tauchte an vielen Stellen der Tagung auf – als Bestandteil digitaler Services, als Werkzeug innerhalb bestehender Prozesse und als Thema für die Gestaltung neuer Lösungen. Die Beispiele reichten von KI-Agenten bis zur automatisierten Erkennung und Zusammenführung von Informationen aus umfangreichen Dokumentenbeständen.

Im Vordergrund stand dabei der konkrete Nutzen: Wo kann KI Arbeit erleichtern oder Verfahren beschleunigen? Welche Voraussetzungen braucht es dafür? Und wie müssen solche Anwendungen gestaltet sein, damit sie für die Menschen verständlich und verlässlich bleiben?

Mindestens genauso wichtig waren die Beispiele, die bereits heute funktionieren. Statt ausschließlich über die Defizite der Verwaltungsdigitalisierung zu sprechen, lohnt sich der Blick auf Städte und Organisationen, die Lösungen ausprobieren, evaluieren und weiterentwickeln. Gute Ansätze können geteilt und an anderer Stelle weitergedacht werden, anstatt überall wieder bei null anzufangen.

Am zweiten Tag ging es in den Workshops noch stärker in die praktische Arbeit. Hier konnten einzelne Themen vertieft, Methoden ausprobiert und Erfahrungen miteinander diskutiert werden.

Überhaupt spielte der Austausch an beiden Tagen eine wichtige Rolle. Bewusst eingeplante Pausen ließen Zeit für Gespräche und für Fragen, die in einem Vortrag oft keinen Platz finden: Wie macht Ihr das? Was funktioniert bei Euch? Und was hat vielleicht auch einmal nicht funktioniert?

Gerade dieser offene Erfahrungsaustausch wurde auch im Nachgang zur Tagung mehrfach positiv hervorgehoben.

Was bleibt von der UIG-Tagung 2026?

Vor allem der Blick auf das, was bereits funktioniert. Städte, Kommunen und Bund arbeiten an vielen Stellen daran, digitale Verwaltungsleistungen einfacher und näher am Alltag der Menschen zu gestalten. Stadtportale werden aus Sicht der Bürger weiterentwickelt, unterschiedliche Dienstleistungen gebündelt und neue Technologien eingesetzt, um aufwendige Verfahren zu vereinfachen.

Gleichzeitig bleiben ganz praktische Hürden. Fehlende Schnittstellen und Infrastruktur gehören ebenso dazu wie eine Verwaltungslogik und -sprache, die für Außenstehende schwer verständlich sein kann. Gute digitale Services entstehen dort, wo Verwaltung, Technologie und Nutzerorientierung zusammengedacht werden – und Bürger ebenso einbezogen werden wie die Menschen, die diese Services innerhalb der Verwaltung umsetzen.

Eine Erkenntnis nehmen wir deshalb besonders mit: Wir sollten stärker über gute Beispiele sprechen, voneinander lernen und Lösungen weitertragen, die bereits funktionieren. Verwaltungsdigitalisierung ist ein dauerhafter Prozess – und Nutzerorientierung gehört dabei von Anfang an dazu.

Die Beiträge zum Nachschauen

Ihr konntet bei der UIG-Tagung 2026 nicht dabei sein oder möchtet einen Beitrag noch einmal ansehen? In den kommenden Wochen veröffentlichen wir die Aufzeichnungen der Vorträge auf unserem YouTube-Kanal. Dort findet Ihr auch bereits viele Beiträge vergangener UIG-Tagungen und weitere Inhalte rund um Nutzerfreundlichkeit und menschzentrierte Digitalisierung.

Vielen Dank an alle Speaker, Workshop-Leitenden und Teilnehmenden für Eure Beiträge, die offenen Diskussionen und die vielen Gespräche in Karlsruhe!