Datenschutz und Chatbots: Was kleine und mittelgroße Unternehmen beachten müssen

Chatbots sind aus der modernen Unternehmenswelt nicht mehr wegzudenken. Sie unterstützen bei der Kundenkommunikation, analysieren Daten und beschleunigen Prozesse. Doch gerade für kleine und mittelgroße Unternehmen (KMUs) birgt die Nutzung von Chatbots erhebliche Datenschutzrisiken. Viele gehen fälschlicherweise davon aus, dass die Nutzung von in der EU gehosteten Systemen automatisch DSGVO-konform ist. Doch das ist ein gefährlicher Irrtum. Im folgenden beleuchten wir die Gefahren von Chatbots im Zusammenhang mit Datenschutz und geben Ihnen eine Checkliste an die Hand, worauf Sie bei der Auswahl eines DSGVO-konformen Chatbots achten sollten.

Die Gefahren: Warum Chatbots ein Datenschutzrisiko darstellen

1. Hosting in der EU ≠ DSGVO-Konformität

Viele Anbieter werben damit, dass ihre Server in der EU stehen. Doch allein das Hosting in der EU garantiert nicht, dass das Unternehmen selbst den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterliegt. Entscheidend ist, ob der Anbieter selbst in einem EU-Land ansässig ist und die DSGVO einhält. Andernfalls können Daten trotzdem in Länder außerhalb der EU übermittelt oder dort verarbeitet werden – oft ohne ausreichenden Schutz. Diese Daten können dann von Dritten genutzt werden und unter anderem im Darknet für Phishingangriffe und Cyberattacken genutzt werden. Zum Beispiel gibt es in den Vereinigten Staaten Gesetze (CLOUD Act & FISA §702) die es der Regierung ermöglichen Zugriff auf die Daten zu bekommen die eigentlich in Europa gehostet werden, weil das Unternehmen amerikanisch ist, wodurch die DSGVO nicht greift obwohl der Server in Europa gehostet wird.

2. Löschen ≠ Vergessen

Wenn Nutzer:innen ihre Suchanfragen oder hochgeladenen Dokumente löschen, bedeutet das nicht automatisch, dass diese Daten auch auf den Servern des Anbieters gelöscht werden. Viele Chatbots speichern Eingaben und Analysen dauerhaft, um ihre Modelle zu verbessern. Ohne klare Vereinbarungen können diese Daten unbefristet weiterverwendet werden, dies ist ein klarer Verstoß gegen das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO). Gerade wenn man personenbezogene Daten eingegeben hat, macht man sich eventuell sogar eines Datenleks schuldig und muss sich hierfür verantworten.

3. Daten werden gespeichert und analysiert

Chatbots, die Dokumente oder Daten verarbeiten, speichern diese oft automatisch und analysieren sie für Trainingszwecke. Das betrifft insbesondere Kundendaten, die besonders sensibel sind. Ohne explizite Einwilligung und klare Regelungen zur Datenverarbeitung kann dies zu rechten Pflichtverletzungen führen. Dies hat dann nicht nur rechtliche Konsequenzen sondern kann dem Betrieb als Ganzes schaden durch einen schlechten Ruf und das vertrauen der Kunden zu verlieren.

4. Shadow AI: Unkontrollierte Nutzung durch Mitarbeiter:innen

Ein wachsendes Problem ist Shadow AI – die unkontrollierte Nutzung von KI-Tools durch Mitarbeiter:innen, ohne dass die IT-Abteilung oder die Geschäftsführung davon weiß. Werden dabei unternehmensinterne oder Kundendaten in Chatbots eingegeben, kann das zu Datenlecks und Compliance-Verstößen führen. Hier kommt es oft zu verboten von „oben“ wodurch Mitarbeiter:innen weiterhin nicht Datenschutzconforme Chatbots nutzen und Datenleks riskieren. Deshalb ist es besser, wenn KMUs klare Richtlinien aufstellen, ihre Teams schulen und Ihnen eine Auswahl an Chatbots geben, die sie nutzen dürfen. Denn sind wir ehrlich: ob verboten oder nicht, Chatbots werden genutzt, da Sie in vielen Arbeitsbereichen die Arbeitszeit reduzieren können.

Warum Open-Source-Chatbots aus der EU die sicherere Wahl sind

Nicht alle Chatbots sind gleich. Gerade für KMUs, die Wert auf Datenschutz legen, sind Open-Source-Lösungen aus der EU eine sichere Alternative. Warum?

• Transparenz: Der Quellcode ist öffentlich einsehbar, sodass Sicherheitslücken und Datenschutzrisiken besser erkannt werden können.
• Lokale Entwicklung: Anbieter, die in der EU entwickelt und gehostet werden, unterliegen der DSGVO und müssen deren Vorgaben einhalten.
• Verifizierte Hosts: Seriosität und Compliance können durch Zertifizierungen und Referenzen überprüft werden.
• Kontrolle: Unternehmen behalten die Hoheit über ihre Daten und können sicherstellen, dass keine unerwünschte Weitergabe stattfindet.

Wann ist besondere Vorsicht geboten?

Besonders kritisch wird es, wenn Kundendaten oder interne Unternehmensdaten in Chatbots verarbeitet werden. Hier sollten KMUs streng prüfen, welche Daten sie preisgeben und welche nicht. Folgende Fragen helfen bei der Entscheidung:

• Werden personenbezogene Daten (z. B. Namen, Adressen, Kontodaten) verarbeitet?
• Handelt es sich um vertrauliche Informationen (z. B. Verträge, Strategien, Finanzdaten)?
• Gibt es eine rechtliche Grundlage (z. B. Einwilligung, Vertragserfüllung) für die Verarbeitung?
• Werden die Daten automatisch gespeichert oder weitergegeben?

Falls die Antwort auf eine dieser Fragen „Ja“ lautet, sollte der Chatbot nur nach gründlicher Prüfung eingesetzt werden und die Daten sollten vorab weitesgehend anonymisiert oder zumindesntens pseudonymisiert werden.

Fazit: Datenschutz als Wettbewerbsvorteil

Datenschutz ist kein Hindernis, sondern ein Wettbewerbsvorteil. KMUs, die auf DSGVO-konforme Chatbots setzen, stärken das Vertrauen ihrer Kund:innen und vermeiden teure Bußgelder. Die Wahl des richtigen Anbieters und klare interne Prozesse sind dabei entscheidend. Open-Source-Lösungen aus der EU, die lokal gehostet und verifiziert sind, bieten hier die beste Basis.

Prüfen Sie daher noch heute, welche Chatbots in Ihrem Unternehmen genutzt werden – und ob diese den Datenschutzbestimmungen entsprechen. Nutzen Sie die Checkliste als Leitfaden und setzen Sie auf Transparenz und Kontrolle. Denn: Datenschutz ist kein Luxus, sondern eine Pflicht.

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